Datenschutzrichtlinien
Die Datenschutzrichtlinien gelten für sämtliche Datenverarbeitungs-aktivitäten der Zentralbibliothek Solothurn (ZBS).
1. Zweck und Geltungsbereich
Die folgenden Datenschutzrichtlinien gelten für sämtliche Datenverarbeitungsaktivitäten der Zentralbibliothek Solothurn (ZBS). Sie dienen dem Schutz personenbezogener Daten gemäss den jeweils geltenden Datenschutzbestimmungen.
2. Verantwortung
Die ZBS ist dafür verantwortlich, bei der Datenverarbeitung die Datenschutzrichtlinien einzuhalten.
Bei Fragen zum Datenschutz kann die ZBS über die folgende E-Mail-Adresse kontaktiert werden:
3. Gesetzliche Grundlagen
Es gelten die aktuellen Datenschutzbestimmungen des Kantons Solothurn.
BGS 126.161 - Verordnung über die Bearbeitung von Personendaten des Staatspersonals
BGS 114.1 - Informations- und Datenschutzgesetz (InfoDG)
4. Personenbezogene Daten: Datenerhebung und -verarbeitung
Mit personenbezogenen Daten sind solche Daten gemeint, die sich auf eine bestimmte Person beziehen oder Rückschlüsse auf die Identität einer bestimmten Person zulassen.
Personenbezogene Daten werden ausschliesslich für klar definierte und rechtmässige Zwecke erhoben und verarbeitet. Es werden angemessene Massnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt, aktuell und nur für den vorgesehenen Zweck verwendet werden.
5. Wer ist von der Datenbearbeitung betroffen?
Insbesondere sind die folgenden Personen betroffen:
Registrierte Benutzerinnen und Benutzer der ZBS
Erziehungsberechtigte/r bzw. gesetzliche Vertreter/in einer/s minderjährigen registrierten Benutzerin / Benutzers
Mitglieder des Vereins «Freunde der Zentralbibliothek Solothurn»
6. Welche personenbezogenen Daten werden erhoben und wann?
Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der Ausleihe und Benutzung der Bibliothek erhoben, siehe aktuelle Liste im Anhang.
6.a. Bei der Registrierung von Bibliotheksbenutzerinnen und Benutzern werden die folgenden Daten
erhoben:
Geburtsdatum
Name, Vorname (bei Minderjährigen: auch Name, Vorname der/des Erziehungsberechtigten bzw. des/der gesetzlichen Vertreters/in)
Adresse
E-Mail-Adresse (falls vorhanden)
Telefon- und / oder Mobiltelefonnummer (falls vorhanden)
Nummer des Bibliotheksausweises, die während der Registrierung vergeben wird.
6.b. Ausleihdaten bei physischen Medien:
Stammdaten (Name, Vorname, Nummer des Bibliotheksausweises)
Daten der ausgeliehenen Medien (Titel, Art des Mediums, usw.)
Datum der Ausleihe, Rückgabe, Verlängerung
Erinnerungen, Mahnungen, Gebühren, Betreibungen
6.c. Ausleihdaten bei Online-Medien:
Stammdaten (Name, Vorname, Nummer des Bibliotheksausweises)
Daten der ausgeliehenen Medien (Titel, Art des Mediums, usw.)
Datum der Ausleihe, Rückgabe, Verlängerung
7. Bearbeitungszeit
Die personenbezogenen Daten werden so lang gespeichert, wie es der Bearbeitungszweck und vor allem die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erfordern. Nach Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.
8. Dateneinsicht, Datenkorrektur und Datenlöschung
Bibliotheksbenutzerinnen und -benutzer können auf Antrag Einsicht in die eigenen Stammdaten erhalten und die Daten korrigieren oder löschen lassen.
Die ZBS ist verpflichtet, folgende Auskünfte über die Daten, die gesammelt werden, zu geben:
Art und Inhalte der gesammelten personenbezogenen Daten
Zweck der Datenverarbeitung
Aufbewahrungszeit der Daten
Welche Personen / Institutionen Einsicht in und / oder Zugriff auf die Daten haben
Ob und gegebenenfalls welche Daten an Dritte weitergegeben werden
Ein Antrag auf Einsicht in die persönlichen Stammdaten bzw. ein Antrag auf Korrektur oder Löschung der personenbezogenen Daten kann formlos per E-Mail gestellt werden:
Die ZBS ist verpflichtet, kostenlos falsche Daten zu korrigieren und nicht mehr benötigte Daten zu löschen bzw. anonymisieren, siehe Details zum jeweiligen Verfahren im Anhang.
9. Datensicherheit
Die ZBS verpflichtet sich, durch geeignete technische und organisatorische Massnahmen die Sicherheit personenbezogener Daten zu gewährleisten. Der Zugang zu personenbezogenen Daten ist auf autorisierte Personen beschränkt. Es werden geeignete Vorkehrungen getroffen, um den Verlust und den Missbrauch von Daten sowie den Zugriff durch Unbefugte zu verhindern.
10. Wem werden die Daten bekanntgegeben
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der ZBS haben Zugriff auf die personenbezogenen Daten, soweit dies für den Bearbeitungszweck und die Tätigkeit der Bibliothek erforderlich ist. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind weisungsgebunden und zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit beim Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet.
Im Weiteren können die folgenden Vertragspartner / Institutionen die personenbezogenen Daten einsehen:
Die SLSP AG, die die Bibliothekssoftware verwaltet
Die Stiftung Switch, die Switch Edu+ verwaltet (Schnittstelle für die Authentifizierung von eMedien)
Das Betreibungsamt Solothurn, bei ausstehenden, angemahnten Rechnungen.
11. Zugang zu amtlichen Dokumenten
Die ZBS ist dem Öffentlichkeitsprinzip verpflichtet. Jede Person hat das Recht auf Zugang zu den amtlichen Dokumenten der ZBS.
Die Einsichtnahme kann nach Ermessen der ZBS entweder vor Ort oder durch Zustellung einer digitalen oder analogen Kopie erfolgen.
Ausnahmen:
i. Der Zugang der Öffentlichkeit zu den amtlichen Dokumenten wird in den folgenden Fällen eingeschränkt, aufgeschoben oder verweigert:
a. Bei Beschlüssen, wenn ein Gesetz oder schützenswerte private oder wichtige öffentliche Interessen entgegenstehen
b. Bei Informationen, die der ZBS von Dritten freiwillig und unter Zusicherung der Geheimhaltung mitgeteilt worden sind.
ii. Dokumente, die einer Schutzfrist von 30 Jahren seit der letzten Aufzeichnung unterliegen:
a. Amtliche Dokumente aus nicht öffentlichen Verhandlungen
b. Positionen in Vertragsverhandlungen
Die ZBS kann den Zugang vor Ablauf der Schutzfrist bewilligen, wenn schützenswerte private oder wichtige öffentliche Interessen vorliegen oder die Daten für die wissenschaftliche Forschung oder die Gesetzesinterpretation erforderlich sind
Die Einsicht in die von der ZBS im Staatsarchiv Solothurn archivierten Dokumente unterliegt den entsprechenden Gesetzen und den Bestimmungen des Staatsarchivs Solothurn.
Die Einsicht in die archivierten Dokumente ist ausschliesslich im Staatsarchiv möglich. Interessierte Personen können sich direkt an das Staatsarchiv wenden: staatsarchiv@sk.so.ch
12. Videoüberwachung in der ZBS
Die ZBS betreibt in ihren Räumlichkeiten eine Videoüberwachungsanlage unter Beachtung von § 16 bis Abs. 1 des Informations- und Datenschutzgesetzes des Kantons Solothurn (InfoDG).
12.a. Zweck der Videoüberwachung
Die visuelle Videoüberwachung dient dem Schutz von Personen und Sachen vor strafbaren Handlungen und zur Identifikation von Personen, die solche Straftaten verüben. Die Bildqualität ist auf eine Gesichtserkennung und die Bildfrequenz auf die Anforderungen hinsichtlich der Erkennbarkeit von Personen ausgerichtet. Es wird keine automatisierte Gesichtserkennungssoftware eingesetzt.
Im Zutrittsbereich und innerhalb der Bibliothek wird mit Schildern auf die von der Bibliothek betriebene Videoüberwachung hingewiesen.
12. b. Aufzeichnungsort und Datensicherheit
Die technischen und organisatorischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit nach
§12 Informations- und Datenschutzverordnung (InfoDV) werden eingehalten.
Die Daten werden auf dem eigenen Videoserver der Zentralbibliothek aufgezeichnet. Sie sind ausschliesslich hier abgespeichert. Es besteht keine Verbindung zu externen Netzwerken.
Der Zugriff auf den Videoserver ist passwortgeschützt und einem eng begrenzten Personenkreis vorbehalten (siehe 12.d.)
12.c. Aufzeichnungsdauer und -löschung
Die Aufzeichnungsdauer überschreitet die Dauer von 96 Stunden nicht. Hinsichtlich der Löschungsfristen gelten die Vorgaben gemäss §16 bis Abs. 5 InfoDG.
12.d. Zugriff auf die Videoaufzeichnungen
Der für den Zugriff auf die Videoaufzeichnungen befugte Personenkreis ist gemäss Reglement Videoüberwachung eng begrenzt. Allfällige Zugriffe auf die Videoaufzeichnungen werden immer protokolliert und erfolgen nur unter dem Vier-Augen-Prinzip. Ist keine zweite Person aus dem befugten Personenkreis verfügbar, kann ein/eine Polizeibeamte/Polizeibeamtin beigezogen werden.
Diese Datenschutzrichtlinien werden regelmässig überprüft und aktualisiert.
Solothurn, 24.09.2024
